Hintergrund: Nach Handels- und Steuerrecht ist für die zu erwartenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden, weil dafür eine öffentlich-rechtliche Aufbewahrungspflicht besteht.
Rückstellungsfähige Kosten sind:
• einmaliger Aufwand für das Einscannen oder die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen für das abgelaufene Wirtschaftsjahr,
• einmalige Aufwendungen für das Brennen von DVD/CD und für die Datensicherung,
• Raumkosten (anteilige Miete bzw. Gebäude-Abschreibung, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Instandhaltung, Nebenkosten etc.),
• Aufwendungen für Einrichtungsgegenstände, es sei denn, diese sind bereits vollständig abgeschrieben,
• anteilige Finanzierungskosten für Server, PC oder Archivräume,
• Zinsanteil aus Leasingraten, wenn der Leasingnehmer nicht wirtschaftlicher Eigentümer des Leasinggegenstands ist.
Nicht rückstellungsfähig sind demgegenüber u. a. Kosten für die
• zukünftige Anschaffung von zusätzlichen Regalen und Ordnern,
• Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist,
• Einlagerung künftig entstehender Unterlagen.
Quelle | LfSt Niedersachsen, Verfügung vom 21.2.2024, Az. S 2137-St 224a/St 221-3596/2023